Ενημέρωση διαδικασία της διαχείρισης των εντολών και αποδόσεων προκαταβολών / προπληρωμών

Η Επιτροπή Ερευνών & Διαχείρισης του ΕΛΚΕ ΔΠΘ στη συνεδρίαση με αριθμό 490/12.10.2022 λαμβάνοντας υπόψη τις διατάξεις του άρθρου 253 του ν. 4957/2022 αποφασίζει σχετικά με την διαδικασία της διαχείρισης των εντολών και αποδόσεων προκαταβολών / προπληρωμών:

ΠΛΑΙΣΙΟ ΠΡΟΚΑΤΑΒΟΛΩΝ

• Οι προκαταβολές εκδίδονται από τη ΜΟΔΥ του ΕΛΚΕ μετά από απόφαση του / της Προέδρου της Επιτροπής Ερευνών και Διαχείρισης στην οποία ορίζονται τα στοιχεία του δικαιούχου της προκαταβολής, το ύψος του ποσού της χορηγούμενης προκαταβολής, η αιτιολογία χορήγησης και το χρονικό διάστημα απόδοσης αυτής. Για τον ΕΛΚΕ ΔΠΘ το ποσό της χορηγούμενης προκαταβολής πιστώνεται στην Τράπεζα Πειραιώς.
• Ο τραπεζικός λογαριασμός Υπολόγου αφορά στο φυσικό πρόσωπο που θα οριστεί Υπόλογος και μπορεί να χρησιμοποιείται ο ίδιος για όλα τα έργα στα οποία ο Υπόλογος αιτείται προκαταβολής και για όλα τα είδη προκαταβολής. Κάθε φυσικό πρόσωπο με μόνιμη ή αορίστου χρόνου εργασιακή σχέση με το Δημοκρίτειο Πανεπιστήμιο Θράκης, μπορεί να έχει μόνο έναν λογαριασμό Υπολόγου, για όσο χρόνο διατηρεί αυτή τη σχέση.
• Για τα έργα/προγράμματα, τα οποία δεν έχουν σαφή ημερομηνία λήξης και καταθέτουν ετήσιο αναλυτικό προϋπολογισμό, δεν μπορεί να υπερβαίνει το τρίμηνο από την ημερομηνία έκδοσης του ΧΕΠ (Χρηματικό Ένταλμα Προκαταβολής) και σε κάθε περίπτωση την 31^η Δεκεμβρίου του οικονομικού έτους.
• Για τα έργα, των οποίων η διάρκεια εκτείνεται πέραν του έτους, η προθεσμία απόδοσης δεν μπορεί να υπερβαίνει την 31η Μαρτίου του επόμενου οικονομικού έτους ή την ημερομηνία λήξης του έργου, εφόσον αυτή έχει οριστεί πριν την 31η Μαρτίου. Σε περίπτωση μη απόδοσης της προκαταβολής εντός του ορίου που έχει τεθεί ο δικαιούχος – υπόλογος ευθύνεται με καταλογισμό του ποσού της προκαταβολής.
• Σε περίπτωση μη εξαντλήσεως όλου του ποσού της προκαταβολής, ο δικαιούχος καταθέτει το υπόλοιπο ποσό στον λογαριασμό ταμειακής διαχείρισης του έργου στον ΕΛΚΕ του Δ.Π.Θ. Δεν επιτρέπεται η έκδοση Χ.Ε.Π. σε δικαιούχο που, για οποιονδήποτε λόγο, δεν έχει αποδώσει εμπροθέσμως προηγούμενη προκαταβολή που έχει λάβει.
• Δεν μπορεί να δοθεί προκαταβολή για προμήθειες εφόσον ο προϋπολογισμός στην αντίστοιχη Κατηγορία Δαπάνης (λογιστικός κωδικός) ξεπερνά τις 10.000,00€. (Δεν ισχύει για την περίπτωση προκαταβολής σε μετακινήσεις). Η διαδικασία χορήγησης της προκαταβολής στις προμήθειες ενέχει θέση απευθείας ανάθεσης.
• Το ποσό των εξόδων, όπως αθροίζεται στο σύνολο των προσκομιζόμενων παραστατικών, δεν μπορεί να υπερβαίνει το ύψος της προκαταβολής.

Η ΔΙΑΔΙΚΑΣΙΑ ΣΥΝΟΠΤΙΚΑ

1. Υποβολή Αίτησης Ανοίγματος Τραπεζικού Λογαριασμού Υπολόγου από τον ενδιαφερόμενο προς τον / την Πρόεδρο της ΕΕΔ και τη ΜΟΔΥ του ΕΛΚΕ.
2. Έκδοση έγκρισης Ανοίγματος Τραπεζικού Λογαριασμού Υπολόγου από τον / την Πρόεδρο της ΕΕΔ (ΕΛΚΕ).
3. Κατάθεση Αιτήματος Χορήγησης Προκαταβολής από τον Επιστημονικό Υπεύθυνο του έργου στη ΜΟΔΥ του ΕΛΚΕ.
4. Έγκριση απόδοσης προκαταβολής από τον / την Πρόεδρο της Επιτροπής Ερευνών. Έκδοση σχετικής Απόφασης (ΕΛΚΕ).
5. Διαχείριση προκαταβολής από τον Επιστημονικό Υπεύθυνο (Ε.Υ.).
6. Κατάθεση Απόδοσης Προκαταβολής από τον Επιστημονικό Υπεύθυνο του έργου στη ΜΟΔΥ του ΕΛΚΕ.
7. Κλείσιμο Τραπεζικού Λογαριασμού Υπολόγου με την κατάθεση Αίτησης Κλεισίματος Τραπεζικού Λογαριασμού Υπολόγου στη ΜΟΔΥ του ΕΛΚΕ.

Η ΔΙΑΔΙΚΑΣΙΑ ΑΝΑΛΥΤΙΚΑ – ΑΝΟΙΓΜΑ ΛΟΓΑΡΙΑΣΜΟΥ ΥΠΟΛΟΓΟΥ

Ο ενδιαφερόμενος για το άνοιγμα Τραπεζικού Λογαριασμού Υπολόγου (Επιστημονικός Υπεύθυνος έργου ή μέλος της ερευνητικής ομάδας του έργου), ο οποίος πρέπει απαραιτήτως να έχει μόνιμη ή αορίστου χρόνου εργασιακή σχέση με το Δημοκρίτειο Πανεπιστήμιο Θράκης, υποβάλει στη ΜΟΔΥ του ΕΛΚΕ Αίτηση Ανοίγματος Τραπεζικού Λογαριασμού Υπολόγου η οποία πρέπει να περιλαμβάνει τα ακόλουθα Στοιχεία Ταυτοποίησης Υπολόγου:

• Ιδιότητα (μέλος ΔΕΠ, ΕΔΙΠ, ΕΤΕΠ, ΕΕΠ, Μόνιμος Διοικητικός Υπάλληλος, ΙΔΑΧ Διοικητικός Υπάλληλος, κλπ), τα στοιχεία επικοινωνίας του (τηλέφωνα, email), καθώς επίσης και τα στοιχεία Ταυτότητας, ΑΦΜ και ΑΜΚΑ.
• Είδος Προκαταβολής: Ο τραπεζικός λογαριασμός ισχύει για τις ακόλουθες περιπτώσεις δαπανών:

α) Δαπάνες μετακίνησης εκτός έδρας εσωτερικού – εξωτερικού,

β) ανάγκες μικροεξόδων λοιπών δαπανών μέχρι το ποσό των χιλίων (1.000,00) ευρώ και

γ) δαπάνες προβολής ή προώθησης που είναι αναγκαίες για την εκτέλεση τους.

Η ΜΟΔΥ του ΕΛΚΕ αποστέλλει το έγγραφο Έγκρισης Ανοίγματος Τραπεζικού Λογαριασμού Υπολόγου στον ενδιαφερόμενο, προκειμένου να μεριμνήσει για το άνοιγμα του λογαριασμού, καθώς ενδέχεται η Τράπεζα – σε περίπτωση που ο ενδιαφερόμενος δε διαθέτει ήδη τραπεζικό λογαριασμό στην ίδια Τράπεζα ή τα στοιχεία του χρειάζονται επικαιροποίηση – να ζητήσει πρόσθετα στοιχεία.

Η ύπαρξη Τραπεζικού Λογαριασμού Υπολόγου αποτελεί απαραίτητη προϋπόθεση για την έκδοση της προκαταβολής και αποτελεί έναν ειδικού σκοπού τραπεζικό λογαριασμό, όπου θα πιστώνεται και θα διαχειρίζεται το ποσό της προκαταβολής.

ΧΟΡΗΓΗΣΗ ΠΡΟΚΑΤΑΒΟΛΗΣ

Εφόσον έχει δημιουργηθεί Τραπεζικός Λογαριασμός Υπολόγου υποβάλλεται αίτημα για χορήγηση προκαταβολής από τον Επιστημονικά Υπευθύνου στο οποίο θα περιλαμβάνονται τα παρακάτω:

• Στοιχεία Υπολόγου, Ε.Υ. και έργου
• Αιτιολογία προκαταβολής με αναλυτική τεκμηρίωση και σύνδεση με διακριτό τμήμα φυσικού αντικειμένου του έργου, εφόσον υφίσταται (π.χ. συγχρηματοδοτούμενα έργα).
• Συμπλήρωση του ονόματος του Υπολόγου/υπεύθυνου κίνησης του λογαριασμού ο οποίος μπορεί να είναι διαφορετικός από τον Ε.Υ.
• Το κόστος της προβλεπόμενης δαπάνης.

Το ποσό της χορηγούμενης προκαταβολής δύναται να ανέρχεται έως ποσοστού εβδομήντα τις εκατό (70%), της προβλεπόμενης δαπάνης μετακίνησης.

ΑΠΟΔΟΣΗ ΠΡΟΚΑΤΑΒΟΛΗΣ

Ο Υπόλογος μετά τη διενέργεια των δαπανών της περίπτωσης α) (δαπάνες μετακίνησης) υποβάλλει στη Μ.Ο.Δ.Υ. εντολή πληρωμής συνοδευόμενη από το ημερολόγιο μετακίνησης και από τα πρωτότυπα παραστατικά, (όπως εξοφλημένα τιμολόγια και δικαιολογητικά), τα οποία πρέπει να έχουν εκδοθεί στα προσωπικά στοιχεία του υπολόγου.

Ο Υπόλογος μετά τη διενέργεια των δαπανών της περίπτωσης β) και γ) υποβάλλει στη Μ.Ο.Δ.Υ. του ΕΛΚΕ την εντολή πληρωμής συνοδευόμενη από τα παραστατικά δαπανών (τιμολόγια) τα οποία πρέπει να εκδίδονται στα στοιχεία του ΕΛΚΕ ΔΠΘ. Εφόσον η καθαρή αξία του τιμολογίου είναι μεγαλύτερη των εκατό πενήντα (150,00) ευρώ οφείλεται σύμφωνα με την ισχύουσα νομοθεσία να γίνεται παρακράτηση φόρου εισοδήματος ποσοστού τέσσερα τοις εκατό (4%) για προμήθεια αγαθών και οκτώ τοις εκατό (8%) για προμήθεια υπηρεσιών καθώς και 0,10% υπέρ Ε.Α.ΔΗ.ΣΥ. εφόσον το ποσό του τιμολογίου είναι μεγαλύτερο των χιλίων (1.000,00) ευρώ.

Αν δεν εξαντληθεί όλο το ποσό του Χ.Ε.Π., ο δικαιούχος καταθέτει το υπόλοιπο ποσό στον λογαριασμό ταμειακής διαχείρισης του έργου/προγράμματος.

Δεν επιτρέπεται η έκδοση Χ.Ε.Π. σε δικαιούχο που, για οποιονδήποτε λόγο, δεν έχει αποδώσει εμπροθέσμως προηγούμενη προκαταβολή που έχει λάβει.

Η απόδοση της προκαταβολής εγκρίνεται από τον / την Πρόεδρο της Επιτροπής Ερευνών του ΕΛΚΕ.

Η ΜΟΔΥ του ΕΛΚΕ διενεργεί τις απαραίτητες ενέργειες για την απόδοση της προκαταβολής, μετά την έγκριση της απόδοσης από τον / την Πρόεδρο της Επιτροπής Ερευνών του ΕΛΚΕ.

ΚΛΕΙΣΙΜΟ ΤΡΑΠΕΖΙΚΟΥ ΛΟΓΑΡΙΑΣΜΟΥ ΥΠΟΛΟΓΟΥ

Ο ενδιαφερόμενος Υπόλογος έχει τη δυνατότητα να κλείσει τον Τραπεζικό Λογαριασμό Υπολόγου, υποβάλλοντας στη ΜΟΔΥ του ΕΛΚΕ σχετικό αίτημα. Σημειώνεται ότι ο Τραπεζικός Λογαριασμός Υπολόγου μπορεί να παραμένει ενεργός μετά την απόδοση της προκαταβολής και μπορεί να χρησιμοποιηθεί για τη διαχείριση και επόμενων προκαταβολών. Η ΜΟΔΥ του ΕΛΚΕ συντάσσει σχετικό έγγραφο του Προέδρου για το κλείσιμο του Τραπεζικού Λογαριασμού Υπολόγου και το αποστέλλει στην Τράπεζα, με κοινοποίηση στον Υπόλογο.

Σημειώνεται ότι ο ΕΛΚΕ διατηρεί το δικαίωμα να κλείσει οποιονδήποτε Τραπεζικό Λογαριασμό Υπολόγου, εφόσον προηγουμένως: α) ενημερώσει τον Υπόλογο, β) δεν υπάρχει ταμειακό υπόλοιπο στον Τραπεζικό Λογαριασμό, και γ) δεν εκκρεμεί η απόδοση άλλων προκαταβολών.